Automatizacija procesa i rezervacija - štedi li vrijeme ili stvara nove probleme?

• 03.11.2025.
• Novosti, Management, Edukacija

Ako ste ikada proveli dan u uredu čarter tvrtke tijekom sezone, znate kako to izgleda kada u isto vrijeme zvoni mobitel, zovu gosti, zovu agenti, mailovi stižu jedan za drugim… Uz sve to treba i iskoordinirati smjene, pripremu plovila i servise. Tko stigne sve to riješiti na vrijeme?

Iako se automatizacija u drugim sektorima već godinama podrazumijeva, u čarteru se i dalje uglavnom radi po starom, “na ruke” i uz pomoć tablica. 

To ne znači kako automatizacija nema smisla. 
Upravo suprotno, jer zbog ponavljajućih zadataka i sezonskog načina poslovanja, čarter tvrtke imaju velik potencijal, za jednostavan, a učinkovit rad.

Rješenja postoje, ali ih se često zaobilazi uz izjave kao što je: „Nama to ne treba, ovako radimo oduvijek.“

A kada sezona počne i sve postane hitno, upravo ti ponavljajući zadaci počinju trošiti najviše vremena, dovode do grešaka i stvaraju pritisak koji se mogao izbjeći. 

I tada pitanje više nije je li automatizacija moguća, nego zašto se ne koristi.
Tu počinje imati smisla pitanje - može li se to riješiti jednostavnije?

 

Što zapravo znači automatizacija procesa rada u čarteru?

Automatizacija procesa rada znači kako se svakodnevne zadatke, poput odgovaranja na upite, ažuriranja kalendara ili slanja podsjetnika, više ne mora odrađivati osobno, već ih preuzima softver.

I to nisu nikakva futuristička, nedostižna rješenja, već sustavi koji rade brzo, precizno i pouzdano, bez čekanja, bez pauze i bez zaboravljanja.

U kontekstu čarter poslovanja to uključuje:

• automatsko slanje poruka gostima nakon upita
• povezivanje kalendara s web stranicom i brokerskim platformama
• slanje podsjetnika prije dolaska gostiju
• digitalno vođenje baze klijenata
• automatske izvještaje o prodaji i zauzetosti
• zakazivanje newslettera i objava na društvenim mrežama

Gdje automatizacija ima najviše smisla u čarter poslovanju?

Ne trebate digitalizirati cijelo poslovanje odjednom. Ne morate mijenjati cijeli svoj sustav preko noći. 
Dovoljno je početi tamo gdje gubite najviše vremena - ponavljajući zadaci u prodaji i komunikaciji, ili tamo gdje ste primjetili da se najviše događaju pogreške.

1. Odgovaranje na upite
Većina upita koji stignu kroz kontakt formu, e-mail ili društvene mreže su slična; traži se termin, tip plovila, cijena i uvjeti. 
Automatizirani sustavi mogu odmah nakon upita poslati personaliziranu poruku s osnovnim informacijama, cjenikom i linkovima za daljnje korake.

2. Upravljanje raspoloživošću
Ako još uvijek vodite dostupnost u Excelu ili ručno ažurirate više platformi, svaka promjena znači dvostruki posao. 
Automatizirani sustavi sinkroniziraju kalendare i ažuriraju dostupnost istodobno na vašoj web stranici, u vašem CRM-u i na brokerskim platformama.

3. CRM i vođenje baze klijenata
Umjesto traženja starih e-mailova i vođenja bilješki u tablicama, CRM sustav automatski sprema sve podatke o gostima; tko je što tražio, kada je poslao upit, što ste mu odgovorili i je li rezervirao. Sve je na jednom mjestu i lako dostupno, što olakšava daljnju komunikaciju i ponovljene rezervacije.

4. Slanje podsjetnika i obavijesti
Sustavi mogu slati automatske poruke prije dolaska gosta, s podsjetnikom na dokumente, detaljima o dolasku, uputama za check-in ili čak savjetima za pakiranje.

5. Marketing kampanje i newsletteri
Planiranje objava na društvenim mrežama, automatsko slanje newslettera s last-minute ponudama ili rođendanske čestitke klijentima - sve to može raditi automatizirano, uz minimalni angažman s vaše strane.

Evo dva primjera, dvije moguće situacije: 
Scenarij A: 
Gost iz Italije šalje upit u petak navečer. Sustav automatski prepoznaje raspoloživost, šalje e-mail s tri opcije i cijenama, zatim dan kasnije automatski podsjetnik. Gost rezervira i plaća online. Ljudi u uredu tek u ponedjeljak potvrđuju uplatu i planiraju isplovljavanje.

Scenarij B: 
Isti gost šalje upit, ali nema automatskog odgovora. E-mail se pročita u ponedjeljak, ali brod je već rezerviran jer je gost između odlučio za drugu tvrtku. Vaša ekipa nije napravila ništa krivo, ali sustav nije radio za vas dok ste bili odsutni.

Zašto čarter tvrtke uvode automatizaciju?

Kada vlasnici tvrtki razmišljaju o promjenama u poslovanju, najčešće ih zanimaju dvije stvari: 

• Hoće li nešto stvarno pomoći u svakodnevnom radu?
• Hoće li se ta promjena isplatiti?

Automatizacija nije ništa novo, ali njezina primjena u čarter industriji sve je češća upravo zato što donosi vrlo konkretne koristi. 
Neke su odmah vidljive, druge se pokažu tek nakon nekog vremena.

Evo zašto se sve više tvrtki odlučuje uvesti automatizaciju procesa:

1. Ušteda vremena
   Automatizacija doslovno oslobađa sate rada tjedno. Ako se standardizirane poruke šalju same, vaši zaposlenici imaju više vremena za koordinaciju ostalih poslova, npr. komunikaciju s gostima koji trebaju dodatnu pomoć.
2. Smanjenje pogrešaka
   Ljudski faktor često je glavni izvor problema - zaboravljena informacija, krivo unesen termin, neodgovoreni e-mail. Automatizacija eliminira mnoge takve situacije jer sustavi rade uvijek isto, bez pogreške u koracima.
3. Bolje korisničko iskustvo
   Brzi odgovori, personalizirane poruke i obavijesti na vrijeme, djeluju profesionalno i ulijevaju povjerenje. Gosti se osjećaju kao da ih netko prati i zna njihove potrebe.
4. Mogućnost rasta
   Kad su procesi postavljeni tako da se mogu kopirati, lakše je širiti poslovanje. Ako sve ovisi o nekoliko ljudi, proširenje flote ili ulazak na nova tržišta donosi nove probleme. Automatizacija procesa rada olakšava taj prijelaz.

 

Postoje li i negativne strane automatizacije?

Postoje, naravno, kao i kod svake promjene. Automatizacija može olakšati rad, ali samo ako se pravilno provede. U suprotnom, može izazvati više problema nego koristi.

1. Početna ulaganja
   Za uvođenje automatizacije najčešće treba uložiti u softver, edukaciju tima i, ako treba, stručnu podršku izvana. I to ne treba gledati kao trošak, nego kao ulaganje, koje se dugoročno isplati, ako se dobro isplanira.
2. Tehničke poteškoće
   Svaki sustav može zakazati. Ako nije dobro postavljen, može doći do krivih informacija, duplih poruka ili zastoja u radu. Zato je važno birati provjerena rješenja i imati podršku kad zatreba.
3. Otpor zaposlenika
   Ljudi su često oprezni prema novim sustavima jer misle kako će im posao postati kompliciraniji ili će ih sustav zamijeniti. Za uspješnu automatizaciju, važno je objasniti timu kako će im se olakšati svakodnevni zadaci.
4. Loše postavljena automatizacija
   Ako se pretjera s automatskim porukama, komunikacija s gostima postaje hladna i naporna. Automatizacija treba imati mjeru i ostaviti prostor za ljudski kontakt kad je to važno.

Koje alate čarter tvrtke mogu koristiti i kako?

Danas postoji niz alata za automatizaciju koji su jednostavni za korištenje, dostupni po razumnim cijenama (ili potpuno besplatni) i koji mogu odmah rasteretiti poslovanje.

1. MailerLite / Brevo 
Alati za automatizaciju e-mail komunikacije i slanje newslettera:

• automatsko slanje e-maila nakon zaprimljenog upita s web stranice
• zakazivanje newslettera (npr. last-minute ponuda četvrtkom)
• segmentacija baze - primjerice, gosti iz Njemačke, obitelji s djecom ili oni koji su već plovili s vama
• jednostavno sučelje koje omogućuje brzu izradu i zakazivanje kampanja

Zašto je korisno: Gosti dobivaju informacije odmah, a vi održavate kontakt tijekom cijele godine.

2. Zapier
Platforma za povezivanje aplikacija koje međusobno ne komuniciraju:

• novi upit s web stranice može se automatski prebaciti u CRM, Google tablicu ili kao zadatak u prodajnom timu
• moguće je povezati alate poput Mailerlitea, Google Forms-a, Trella i mnoge druge
• jednom postavljeno - radi automatski u pozadini
• ne zahtijeva programersko znanje

Zašto je korisno: Smanjuje ručni unos podataka i povezuje sustave koje već koristite.

3. HubSpot CRM (besplatna verzija je dovoljna za početak)
CRM koji omogućuje praćenje svakog upita i komunikacije s gostima:

• automatski bilježi nove kontakte s weba ili iz e-maila
• prikazuje svu povijest komunikacije s gostom na jednom mjestu
• omogućuje dodjelu zadataka članovima tima i praćenje statusa rezervacije
• ima pregledno sučelje i mobilnu aplikaciju

Zašto je korisno: Uklanja potrebu za traženjem informacija po inboxima i tablicama - svi članovi tima znaju što je dogovoreno s kojim gostom.

4. Booking sustavi (Booking Manager, NauSYS i sl.)
Specijalizirani alati za čarter rezervacije:

• automatska izrada i slanje potvrda rezervacija
• podsjetnici za plaćanje, dokumentaciju i informacije prije dolaska
• sinkronizacija raspoloživosti s web stranicom i brokerskim platformama
• mogućnost povezivanja s drugim sustavima (npr. CRM)

Zašto je korisno: Sve rezervacije i informacije nalaze se na jednom mjestu, a ažuriranja su automatska.

5. Metricool / Publer
Alati za zakazivanje i praćenje objava na društvenim mrežama:

• unaprijed zakazivanje objava za cijeli tjedan ili mjesec
• povezivanje s više platformi: Instagram, Facebook, LinkedIn i dr.
• analitika - uvid u angažman i učinkovitost sadržaja
• mogućnost odgovaranja na komentare i poruke iz jednog sučelja

Zašto je korisno: Štedi vrijeme u sezoni kada se rijetko stiže razmišljati o objavama, ali prisutnost na društvenim mrežama i dalje mora postojati.

6. Google Forms + Google Sheets
Jednostavno i besplatno rješenje za internu organizaciju:

• izrada obrazaca za interne potrebe (prijava kvara, popis gostiju, plan servisa)
• svi odgovori se automatski skupljaju u Google tablici
• moguće povezivanje sa Zapierom ili Slackom za daljnju automatizaciju

Zašto je korisno: Brzo i pregledno rješenje za one koji žele bolje upravljati informacijama, ali još nisu spremni na veći sustav.

Štedi li automatizacija procesa vrijeme ili stvara nove probleme?

Kada se uvede promišljeno i prilagodi stvarnom načinu rada, prema navikama i potrebama tima i postojećim procesima, automatizacija stvarno štedi vrijeme, smanjuje broj pogrešaka i pomaže timu da se fokusira na važnije stvari.

Ali, ako se s njom krene bez jasnog cilja, bez edukacije zaposlenika, može stvoriti konfuziju, usporiti rad i stvoriti nezadovoljstvo među zaposlenicima.

To ne mijenja činjenicu da je automatizacija u čarter industriji više nego potrebna. Ne zato što je digitalizacija već odavno prisutna, već zato što rješava konkretne probleme s kojima se većina čarter tvrtki nosi.

Mnogima sama riječ "automatizacija" zvuči kao nešto skupo i komplicirano. Ali nije tako. 
Ne trebate automatizirati sve odjednom i ne morate imati najskuplji softver na tržištu. Sve što trebate je - krenuti.

Ako želite pojednostavniti svakodnevne zadatke, evo kako možete početi:

1. Procijenite gdje gubite vrijeme - To su najčešće ponavljajući zadaci, odgovaranje mailove i osnovna pitanja, ažuriranje raspoloživosti, vođenje evidencije o plaćanjima i sl.
2. Odaberite jedno područje za promjenu - Počnite npr. s automatskim odgovorima na upite, s osnovnim informacijama. Umjesto da netko svaki put piše isti odgovor,  sustav ga šalje odmah, prema unaprijed pripremljenom predlošku. 
3. Educirajte svoje zaposlenike - Objasnite zaposlenicima što trebaju raditi, zašto i kako. Objasnite i kako će im to olakšati svakodnevni rad. Neka obavezno testiraju rješenje i daju povratnu informaciju.
4. Testirajte rješenje na malom uzorku - Isprobajte ga na jedan tip upita ili jedan kanal komunikacije. Ne mora sve krenuti odjednom.
5. Mjerite rezultate - Koliko ste vremena uštedjeli? Jesu li poruke stigle na vrijeme? Je li bilo manje pogrešaka? Takve brojke pomažu odlučiti vam hoćete li nastaviti dalje i sa čime.

čarter.hr kao partner za automatizaciju

Ako razmišljate o automatizaciji, ali niste sigurni odakle krenuti, najbolje je pogledati što u poslu svakodnevno radite ručno, a oduzima vam dosta vremena. 
Ponavljaju li se isti zadaci? Kopirate li podatke iz jednog mjesta u drugo? Odgovarate li stalno na ista pitanja? Upravo tu automatizacija najbrže donosi korist.

Automatizacija procesa nije rezervirana za velike tvrtke. I manje čarter tvrtke je mogu uvesti, ali samo ako je prilagodite stvarnom načinu rada i ako ima smisla za konkretne zadatke.

Na čarter.hr redovito pratimo što se koristi u praksi - koji alati stvarno rade, što se može testirati i kako to izgleda kad se uvede postepeno.

Trebate nešto što vam može pomoći u svakodnevnom radu?
Na jednom mjestu smo okupili provjerene opcije za lakše upravljanje upitima, rezervacijama i komunikacijom s gostima, s mogućnošću testiranja prije odluke.

Niste sigurni što bi vam najviše koristilo?
Slobodno nam se javite. Razgovarat ćemo otvoreno i provjeriti ima li nešto što bi vam moglo olakšati posao.

Ne želite ništa propustiti?
Prijavite se na newsletter i povremeno ćemo vam poslati novosti i alate koji bi vam mogli koristiti u radu.

• Podijeli:

---