Obuka zaposlenika za korištenje digitalnih alata - trošak ili investicija u rast?

• 01.09.2025.
• Novosti, Management, Edukacija

Zaposlenici koji znaju koristiti digitalne alate nisu samo brži u poslu - bolji sus u komunikaciji, organizaciji i komunikaciju, i smanjuju ovisnost o jednoj osobi. Donosimo konkretne primjere što se sve mijenja kada tim zna koristiti sustave koji već postoje. I zašto ulaganje u obuku zaposlenika nije trošak.

Rad u čarter industriji više se ne oslanja samo na iskustvo i dobru volju – sve češće se oslanja na digitalne alate. Od recepcije i baze do skipera i servisera, svaki član tima treba znati baratati osnovnim sustavima za komunikaciju, raspored, unose i ažuriranja. No je li učenje tih alata još jedan trošak ili…?

I dok se jedni prilagođavaju i rastu, drugi se još uvijek pitaju isplati li se ulagati u obuku zaposlenika. Je li riječ o još jednom trošku ili se to može promatrati kao ulaganje koje vraća višestruko više od početne cijene?

Obuka zaposlenih nije samo za uredske zaposlenike

Kad govorimo o digitalnim znanjima, većina pomisli na marketing ili administraciju. No stvarnost čarter poslovanja traži puno širu primjenu. 
Svaka osoba na terenu, u bazi ili na brodu, ima posao koji uključuje informaciju, odluku i komunikaciju. Digitalni alati tu nisu sporedni, oni su sastavni dio svakodnevnog rada.
Ili bi trebali biti. 

• Voditelj baze koji zna koristiti digitalni raspored može rasporediti tim i plovila, bez nepotrebnih poziva ili poruka na komadićima papira. Brže donosi odluke i ima bolji pregled situacije.
• Recepcija koja se služi osnovnim CRM-om ne unosi samo imena u tablicu, već gradi točan pregled svakog gosta - zna tko dolazi ranije, tko ima posebne zahtjeve, tko je već bio i kakva su bila njihova prethodna iskustva.
• Skiper ili hostesa s pristupom internom sustavu može vidjeti što je dogovoreno s gostima, ažurirati status plovila i javiti bazi ako nešto nedostaje.
• Serviser kojem aplikacija pokaže koje plovilo treba pregled zna gdje treba ići i što tražiti te unosi bilješke i fotografije dostupne svima.

Kad svi u timu imaju osnovno digitalno znanje, nema ovisnosti o jednoj osobi “koja zna sve” i manje je nesporazuma. To nije teorija. To je praksa.

Koje konkretno digitalne alate treba znati koristiti

Ne treba poznavati deset sustava da bi se kvalitetno radilo - ali treba znati koristiti one koje čarter tvrtka već ima.

1. Sustavi za oglašavanje plovila - svakodnevno ažuriranje cijena, dostupnosti i vizuala - to je prvi kontakt gosta s vašom flotom. Ako je netočan, gubi se upit. Ako je precizan, štedi se vrijeme za obje strane.
2. CRM sustavi - čuvaju sve podatke o gostu, upitu i komunikaciji. Umjesto da se ista informacija traži pet puta, sve je već zapisano na jednom mjestu. Recepcija, baza i skiper vide isto, a gost ima osjećaj da netko prati njegove potrebe.
3. Komunikacijske platforme - više nije dovoljno reći “pa poslao sam poruku”. Jasan kanal komunikacije među članovima tima znači da nema dupliranja zadataka ni izgubljenih informacija.
4. Upravljanje recenzijama - brzo (i smireno) odgovaranje na recenzije pokazuje vašu profesionalnost. Sustavno praćenje komentara može otkriti obrasce koji ukazuju na ono što gostima nedostaje, i što treba popraviti.
5. Alati za društvene mreže - ne trebate profesionalnog dizajnera za fotografiju iz marine ili vijest o last-minute ponudi. Dovoljno je da osoba koja to radi zna gdje kliknuti, što objaviti i kada.
6. Digitalni alati za raspored i organizaciju - čitav tim može imati jasan pregled što je već napravljeno, što se mora hitno riješiti i tko je za što zadužen. Umjesto da se oslanjaju na sjećanje ili što je gdje zapisano, svi imaju pristup istim informacijama.

Korištenje digitalnih sustava ne traži IT stručnjaka, već osobe koje znaju gdje se što nalazi i kada treba reagirati. Upravo to znanje čini razliku između kaotičnog početka tjedna od organiziranog tima koji zna što radi.

Trošak ili investicija?

Često se obuka zaposlenika doživljava kao još jedan trošak - nešto što se “mora”, ali ne donosi nikakav konkretan povrat. Ali uz takvo razmišljanje, propuštate vidjeti širu sliku.

Trošak obuke je mjerljiv: nekoliko sati “van” posla, angažman predavača/edukatora, eventualna tehnička priprema… Ali benefiti se vide gotovo odmah, kao i dugoročno.  

Obučavanje smanjuje greške pri radu, povećava brzinu rješavanja problema i poboljšava međusobnu komunikaciju. Time izravno štedite vrijeme, ali i izbjegavate troškove koji nastaju zbog krivih informacija, kašnjenja ili nesnalaženja u sustavima. 

Osim toga, gosti sve češće očekuju brze, jasne i digitalno podržane odgovore. Ako osoblje ne zna koristiti osnovne sustave ili alate za komunikaciju, cijelo poslovanje pati, bez obzira na kvalitetu vaših plovila i ponudu.

Kad gledamo obuku kao investiciju, mjerimo njezin doprinos organizaciji, produktivnosti i ugledu čitave tvrtke. 
Ulaganjem u zaposlenike brže prilagođavate interne procese, bolje koristite digitalne sustave i lakše gradite povjerenje kod gostiju. A povjerenje donosi preporuke, dobre recenzije i - nove  rezervacije.

Dakle, obuka zaposlenika nije nešto bez čega se može. To je također alat za rad, bez kojeg je teško imati uspješnu sezonu.

Trošak obuke zaposlenika vs. koristi kroz sezonu

Dat ćemo primjer: čarter tvrtka uloži u jednodnevnu obuku za korištenje CRM sustava. Ova obuka na prvi pogled izgleda kao nepotreban trošak, ali pogledajmo što se zapravo dobiva za tu cijenu.

Kad zaposlenici nauče pravilno unositi podatke, opisi plovila postaju jasniji, fotografije prikladnije, a dostupnost točna. To automatski smanjuje broj upita koji ne završe rezervacijom, zbog neke krive informacije. Gosti znaju što točno mogu očekivati, i ne događaju se greške nastale iz brzine ili nepažnje.

Ako osoba zadužena za komunikaciju zna dati preciznu informaciju, i to brzo, šanse za rezervaciju znatno rastu. Brzi odgovor često znači da za upit ujutro možete imati potvrđenu rezervaciju do popodne.

Objava na društvenim mrežama koja izađe u pravo vrijeme, s jasnim opisom i dobrom fotografijom, doseže više ljudi. Svaka takva objava može donijeti novi upit ili potaknuti preporuku.

Kad serviser unese status broda i fotografije pregleda u aplikaciju, cijeli tim odmah zna stanje plovila i nema potrebe za dodatnim pozivima i objašnjavanjem.

Uigran “digitalan” tim, radi mirnije, brže i preciznije. Manje je zastoja, manje nesporazuma i manje improvizacije.

Gledano kroz sezonu, obuka zaposlenika koja se u početku činila skupom, vraća se kroz:

• manje izgubljenih upita,
• brže odgovore i više rezervacija,
• točnije informacije koje štede vrijeme,
• bolju vidljivost online,
• učinkovitiju internu komunikaciju.

 

Vrijedi li ulagati u obuku zaposlenika?

Vrijedi. I to ne samo zbog tehnologije, nego zbog ljudi. Ljudi koji rade u čarteru često su sezonski, mijenjaju se, dolaze iz različitih sredina. 
Dati im jasne, jednostavne alate za rad i naučiti ih kako ih koristiti znači stvoriti tim koji zna što radi, kad to radi i zašto.

A to je preduvjet za to da sezona teče glatko. Umjesto stalnog rješavanja sitnih problema, tim može planirati, komunicirati i odraditi obveze na vrijeme.

Ako niste sigurni odakle krenuti, ne treba sve odjednom. 
Počnite od jednog sustava - npr. CRM-a ili alata za raspored. Odaberite jednu osobu iz tima koja će biti zadužena za taj sustav. Zajedno prođite osnovne funkcije, isprobajte ih na stvarnim primjerima i uvedite ih u svakodnevnu praksu.

Na našoj platformi čarter.hr, možete pronaći preporuke, edukativne članke i kontakte za stručnjake koji vam mogu pomoći u tom procesu. 
Cilj nije biti tehnološki savršen, nego organiziran i učinkovit.

Vrijeme za učenje je sad i ako trebate podršku, javite nam se. Tu smo kako bismo vam pomogli raditi lakše, pametnije i s više zadovoljstva.

Primjeri primjene digitalnih alata u čarteru tj. što se mijenja kad tim zna koristiti digitalne sustave 

1. Bolja usluga kroz CRM
Zaposlenici na recepciji koji prođu obuku za korištenje CRM sustava mogu početi bilježiti posebne zahtjeve gostiju i slati ih unaprijed skiperima i hostesama. Gosti će tada možda imati dojam personalizirane usluge, što može povećati broj pozitivnih recenzija i poboljšati komunikaciju u timu.

2. Efikasnije prijave plovila
Skiper koji nauči unositi status i fotografije plovila u mobilnu aplikaciju može smanjiti vrijeme prijave s pola sata na desetak minuta. Informacije bi tada bile odmah vidljive u bazi, bez potrebe za naknadnim pozivima i objašnjavanjem. 

3. Planiranje tehničkih zadataka bez kaosa
Tehnički timovi koji koriste alate poput Trella mogu jasnije pratiti statuse plovila, dijeliti zadatke i komunicirati s bazom. Time se planiranje tjednih aktivnosti može pojednostaviti, a broj grešaka smanjiti.

4. Brža komunikacija između baze i posade
Ako se uvede komunikacijska aplikacija, baza i skiperi mogli bi prestati trošiti vrijeme na beskrajne pozive. Umjesto toga, informacije bi stizale kroz tematske grupe, a svi članovi tima mogli bi istovremeno vidjeti isti sadržaj.

5. Manje pogrešaka pri izlasku plovila
Serviser koji koristi digitalnu checklistu može smanjiti rizik od propusta. Aplikacija ga vodi korak po korak, a bilješke i fotografije ostaju dostupne svima. Tako bi se ponavljajući problemi mogli pratiti i rješavati sustavno.

6. Više direktnih upita zahvaljujući objavama
Zaposlenik koji nauči koristiti alate za objave na društvenim mrežama može redovito dijeliti sadržaj iz baze. Time bi profil tvrtke mogao postati aktivniji, a inbox bi se mogao puniti novim upitima.

7. Jasniji raspored i više fokusa
Korištenjem digitalnog rasporeda, baza može imati pregled gdje je svaki brod i tko na njemu radi. Takav pregled može smanjiti improvizaciju i stres te donijeti mirniju radnu atmosferu.

8. Lakše uvođenje novih sezonskih radnika
Ako tvrtka pripremi digitalnu ploču sa zadacima i procedurama, novi radnici mogu brže shvatiti svoj posao. To znači manje pitanja i brže uklapanje u tim.

9. Smanjenje zastoja i hitnih poziva
Aplikacija za raspodjelu zadataka može pomoći tehničarima da razlikuju hitno od onoga što može pričekati. Tako bi se smanjio kaos i nagomilani poslovi pred kraj tjedna.

10. Bolja priprema za iduću sezonu
Ako su svi podaci - recenzije, reklamacije, tehnički radovi i liste gostiju - digitalno spremljeni, uprava može početi novu sezonu spremnije. Time bi se izbjeglo gubljenje vremena na pretraživanje papira i starih mailova.

 

 

• Podijeli:

---